دعم المشاريع

أمثلة النطاق: ترتيب الاجتماعات والجداول المحلية وإدارة جهات الاتصال والتنسيق مع المواقع والموردين ومتابعة الإجراءات والمسائل المعلّقة.

معلومات المراجعة: هدف المهمة والمواقع وجهات الاتصال المخوّلة ومصفوفة المسؤوليات والجدول وقواعد الدخول وصيغة التقارير ومسار التصعيد.

المخرجات المتفق عليها: خطة اتصال ومحاضر اجتماعات وسجلات إجراءات وتحديثات حالة وسجل مسائل وملاحظات متابعة أو تصعيد متفق عليها.

السجلات الداعمة: قوائم اتصال ومحاضر اجتماعات وسجلات إجراءات ومراسلات داعمة.

حدود المسؤولية: لا يمنح التنسيق صلاحية إلزام العميل أو تمثيل جهة عامة أو التعهد خارج مصفوفة المسؤوليات المتفق عليها.

أمثلة النطاق: تأكيد الطلب ومتابعة الاستيضاحات وتحديثات الإنتاج أو الجاهزية وحالة الوثائق والتنسيق للفحص والتعبئة وجاهزية الإرسال.

معلومات المراجعة: مرجع الشراء أو الطلب وجهات اتصال المورد ومواعيد المراحل وقائمة الوثائق ومتطلبات الفحص وشروط التسليم وقواعد التصعيد.

المخرجات المتفق عليها: سجل حالة وقائمة إجراءات متأخرة وتحديثات مراحل وحالة وثائق وملخص جاهزية وتصعيد المسائل المعلّقة.

السجلات الداعمة: مراسلات المورد وسجل التقديمات وإشعارات الفحص وبيانات التعبئة وسجلات الإرسال التي يوفرها المورد.

حدود المسؤولية: لا تحل المتابعة محل التزامات المورد التعاقدية، ولا تضمن مواعيد الإنتاج أو الاعتماد أو التسليم.

أمثلة النطاق: مواعيد الجاهزية وبيانات التعبئة وتسلسل الإرسال وترتيبات الاستلام والتنسيق للتفريغ وأدلة التسليم ومتابعة الاستثناءات.

معلومات المراجعة: قائمة المواد والأبعاد والأوزان والمنشأ والوجهة وشروط التسليم والتسلسل المطلوب وظروف الدخول وجهات الاستلام.

المخرجات المتفق عليها: خطة تسليم وجدول مراحل وحالة إرسال وتنسيق للاستلام وقائمة وثائق وسجل استثناءات.

السجلات الداعمة: قوائم تعبئة وبيانات إرسال ووثائق نقل يقدمها مقدم الخدمة وإشعارات تسليم وسجلات استلام.

حدود المسؤولية: تبقى خدمات النقل والجمارك والشحن والرفع والتأمين مسندة بصورة مستقلة؛ ولا يثبت التخطيط امتلاك تلك القدرات.

أمثلة النطاق: طلبات الخدمات وتخطيط المستهلكات والتحقق من جاهزية المساحات وحضور الموردين وجداول الفحص ومتابعة المسائل.

معلومات المراجعة: قائمة المرافق ومتطلبات الخدمة وجهات الاتصال وساعات التشغيل وقواعد الدخول ومستويات الخدمة المطلوبة وتواتر التقارير والأولويات.

المخرجات المتفق عليها: سجل طلبات خدمات وجدول حضور وخطة مستهلكات وتقارير حالة وتصعيد وأدلة إنجاز متاحة.

السجلات الداعمة: سجلات خدمات وقوائم تحقق وتقارير مقدمي الخدمة وسجلات إجراءات وصور مأذون بها.

حدود المسؤولية: هذا دعم تنسيقي؛ ولا يفترض تنفيذ الإصلاحات أو الصيانة التخصصية أو تشغيل المرافق الخدمية أو ملكية المنشأة.

أمثلة النطاق: جداول الصيانة ومتابعة أوامر العمل وتنسيق الدخول والتصاريح وحضور المقاولين وحالة القطع ومتابعة الفحص والإنجاز.

معلومات المراجعة: قائمة الأصول أو أوامر العمل والأولويات ودورية الخدمة وجهات اتصال مقدميها وقيود الدخول والسجلات المطلوبة وقواعد التصعيد.

المخرجات المتفق عليها: جدول صيانة وحالة أوامر عمل وتقرير إجراءات متأخرة وسجل حضور وحالة قطع وسجل متابعة الإنجاز.

السجلات الداعمة: أوامر عمل وتقارير مقدمي الخدمة وقوائم فحص وسجلات قطع وتأكيدات إنجاز.

حدود المسؤولية: التنسيق منفصل عن تنفيذ الصيانة أو الإصلاح الفعلي، الذي يندرج ضمن حزمة أعمال متفق عليها أو مسؤولية مقدم الخدمة المحدد.

أمثلة النطاق: استفسارات مقدمي الخدمة وجداول الاستلام والتسليم والتنسيق للتعبئة والمناولة ومتابعة الوثائق وتحديثات الإرسال والاستثناءات.

معلومات المراجعة: الحمولة والأبعاد والأوزان والمنشأ والوجهة وشروط التسليم والمواعيد واحتياجات المناولة وإتاحة الموقع والوثائق المطلوبة.

المخرجات المتفق عليها: مقارنة مقدمي الخدمة عند السماح بها وخطة تنسيق وتحديثات مراحل وقائمة وثائق وحالة تسليم وسجل استثناءات.

السجلات الداعمة: عروض مقدمي الخدمة وقوائم التعبئة ووثائق الإرسال والنقل وأدلة التسليم وسجلات المسائل.

حدود المسؤولية: يجب تحديد مقدم الخدمة الخارجي ونطاقه. وتحتاج التراخيص والجمارك والتأمين والمواد الخطرة والمناولة التخصصية إلى تحقق مستقل من الجهة المسؤولة.

أمثلة النطاق: قوائم جاهزية ومتابعة حالة الوثائق وتنسيق السفر والوصول ومتطلبات الدخول وجدولة التعريف بالموقع ومتابعة جاهزية المعدات.

معلومات المراجعة: قائمة الوظائف أو الموارد ومواعيد التعبئة والموقع ومتطلبات العميل المسبقة ومتطلبات الطب أو الكفاءة وجهات الاتصال المسؤولة.

المخرجات المتفق عليها: سجل جاهزية وتقرير نواقص وجدول وسجلات تنسيق وحالة التعبئة وتأكيد وصول عند توافره.

السجلات الداعمة: قوائم تحقق وسجلات حالة وثائق ومعلومات سفر أو دخول وسجلات تعريف بالموقع تقدمها الجهة المسؤولة.

حدود المسؤولية: تبقى قرارات التأشيرات والهجرة والأمن والطب والسفر والدخول إلى مواقع العميل لدى الجهات المختصة ومقدمي الخدمات المخوّلين.

أمثلة النطاق: تنسيق وصف الوظائف ودعم البحث عن المرشحين وسجلات الطلبات والفرز وفق معايير محددة وجدولة المقابلات ومتابعة وثائق المؤهلات.

معلومات المراجعة: أوصاف الوظائف وأعدادها والمؤهلات الإلزامية ومعايير الخبرة والموقع وأساس التوظيف والجدول وأصحاب القرار المخوّلون.

المخرجات المتفق عليها: سجل مرشحين وملخص فرز وجدول مقابلات وتقرير حالة الوثائق وسجل إجراءات التوظيف.

السجلات الداعمة: أوصاف وظائف ومعايير فرز وسجلات طلبات ومحاضر مقابلات يقدمها العميل وقوائم وثائق، عبر آلية معتمدة للتعامل مع البيانات الشخصية.

حدود المسؤولية: الاختيار والتوظيف والتأشيرات واللياقة الطبية وقبول العميل والتعبئة قرارات مستقلة. ويلزم اعتماد آلية البيانات الشخصية قبل التعامل مع سجلات المرشحين.

أمثلة النطاق: قوائم الأفراد وبيانات الحضور ومتابعة انتهاء الوثائق وحالة التعبئة وسجلات التدريب والدخول وتنسيق كشوف الوقت ومتابعة الإجراءات.

معلومات المراجعة: قائمة أفراد معتمدة ومصفوفة مسؤوليات ونمط عمل وسجلات ودورية تقارير ونماذج العميل وقواعد الدخول ومسار التصعيد.

المخرجات المتفق عليها: سجل أفراد محدّث وتقرير حالة الوثائق ومجموعة سجلات حضور أو كشوف ساعات العمل عند إسناد إعدادها وسجل تدريب ودخول وتقرير إجراءات مفتوحة.

السجلات الداعمة: سجلات أفراد وحالة وبيانات حضور وكشوف وقت معتمدة وأدلة تدريب أو دخول تُعالج عبر آلية البيانات المعتمدة.

حدود المسؤولية: تبقى سلطة التوظيف والرواتب والإجراءات الانضباطية والهجرة والمسائل الطبية وقبول العميل لدى الأطراف المحددة في العقد.

أمثلة النطاق: تنسيق جهات الاتصال وترتيب الاجتماعات وتبادل المعلومات ومتابعة الدخول والتنسيق مع مقدمي الخدمة وتصعيد المسائل.

معلومات المراجعة: خريطة الأطراف وجهات الاتصال المخوّلة وبروتوكول التواصل والجدول ومتطلبات المعلومات وحدود الموافقات ومسار التصعيد.

المخرجات المتفق عليها: سجل تنسيق ومحاضر اجتماعات وقائمة إجراءات وتحديثات حالة وملاحظات تصعيد ودعم مراسلات متفق عليه.

السجلات الداعمة: سجلات اتصال وتنسيق ومحاضر وإجراءات وسجلات مسائل ومراسلات داعمة.

حدود المسؤولية: لا تعني الخدمة تمثيلاً حكومياً أو موافقة تنظيمية أو صلاحية إلزام طرف آخر. وأي تفويض صلاحية يحتاج توثيقاً مستقلاً.

أمثلة النطاق: سجلات تقديمات وإجراءات وحالة إرسال الوثائق ومتابعة الردود على الملاحظات والمواعيد وإجراءات الاجتماعات وقوائم الإنجاز.

معلومات المراجعة: قائمة الوثائق أو الإجراءات وقواعد الترقيم والمسؤولون والمواعيد وتعريفات الحالة ومسار المراجعة ودورية التقارير.

المخرجات المتفق عليها: سجل محدّث وقائمة إجراءات متأخرة وتقرير حالة وسجل ردود على الملاحظات وملخص إنجاز.

السجلات الداعمة: سجلات ومراجع إرسال ومحاضر وملاحظات وتقارير حالة؛ وتبقى الملفات الأصلية ضمن نظام ضبط الوثائق المتفق عليه.

حدود المسؤولية: تبقى سلطة الاعتماد الرسمي وضبط المراجعات ومسؤولية الاحتفاظ لدى مسؤول ونظام ضبط الوثائق المحددين.